Blog Rekomendasikan Alat Virtual Komunikasi untuk Firma Hukum Anda

Rekomendasikan Alat Virtual Komunikasi untuk Firma Hukum Anda



Pengacara di seluruh Indonesia masih belum seluruhnya menyesuaikan diri dengan pekerjaan virtual. Sekarang, Anda mungkin telah mengalami lebih banyak rapat virtual daripada sebelumnya, dan terbiasa dengan aplikasi konferensi video. Tetapi ada banyak alat virtual lain yang dapat Anda gunakan untuk perusahaan Anda untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dan membuat pekerjaan jarak jauh atau virtual menjadi pengalaman yang jauh lebih baik bagi Anda dan klien Anda.

Berikut adalah beberapa contoh dari beberapa alat virtual yang harus Anda pertimbangkan untuk mencari firma hukum Anda.

Penyimpanan awan

Jika Anda belum berinvestasi dalam solusi penyimpanan cloud untuk bisnis Anda, sekaranglah waktunya untuk melakukannya. Aplikasi penyimpanan cloud seperti Google Drive, Dropbox, atau OneDrive memudahkan siapa pun yang bekerja untuk perusahaan Anda untuk mengunggah dan berbagi dokumen, atau mengaksesnya dari mana saja dengan koneksi internet. Anda dapat menyesuaikan siapa yang memiliki akses ke item mana juga, memastikan informasi rahasia klien tidak pernah mencapai orang tanpa izin untuk melihatnya.

Pengolah kata kolaboratif

Ada berbagai alat pengolah kata online yang dapat Anda gunakan untuk membuat pengembangan dan pengeditan dokumen jauh lebih mudah. Daripada mengaktifkan “lacak perubahan” di Microsoft Word dan mengirimkan satu dokumen bolak-balik melalui email, Anda dapat berkolaborasi secara real time pada dokumen online. Google Docs mungkin adalah contoh paling umum dari ini, tetapi ada banyak opsi lain untuk dipertimbangkan juga.

Alat dikte

Jika Anda memerlukan bantuan untuk menyalin rekaman atau jika Anda membutuhkan bantuan untuk mencatat, Anda dapat menemukan alat dikte ucapan-ke-teks. Teknologi pengenalan suara dalam aplikasi ini membuat transkrip dan pencatatan jauh lebih efisien. Mulailah berbicara dan perhatikan kata-kata itu muncul di depan Anda.

Telepon VOIP

Anda sudah tahu tentang konferensi video dan manfaatnya untuk rapat internal dan rapat klien. Layanan telepon VOIP juga sangat bermanfaat bagi perusahaan yang melakukan lebih banyak pekerjaan virtual. Panggilan VOIP dialihkan melalui jaringan internet; Anda dapat menggunakan nomor yang sama dengan yang Anda lakukan di lokasi fisik Anda, pada perangkat apa pun dengan koneksi internet di lokasi mana pun. VOIP juga mencakup panggilan telepon tak terbatas (termasuk panggilan internasional), fungsionalitas panggilan konferensi dan pesan suara.

Pusat panggilan virtual

Jika perusahaan Anda cukup besar untuk memiliki staf pendukung telepon atau pusat panggilan, perangkat lunak seperti 8 × 8 dan Aircall dapat membantu. Mereka beroperasi sebagai pusat panggilan virtual dan memungkinkan Anda untuk melacak jam yang dihabiskan di telepon.

Alat manajemen praktik

Perangkat lunak manajemen praktik memberi Anda satu aplikasi terpusat untuk item seperti kalender, kontak, faktur, dokumen penting, pelacakan komunikasi, data keuangan, dan informasi penting lainnya untuk mengelola perusahaan Anda. Beberapa alat akan menyertakan fungsionalitas manajemen prospek, kemampuan tanda tangan elektronik, email, perpesanan teks, dan alat kolaborasi lainnya.

Alat obrolan intraoffice

Alat obrolan seperti Slack, Salesforce Chatter, dan Microsoft Teams memudahkan pengacara dan staf Anda untuk berkomunikasi dengan cepat — Anda bahkan mungkin telah menggunakannya sebelum pandemi. Alih-alih mengetuk pintu kantor seseorang atau menelepon rapat, Anda dapat mengirim pesan ke saluran atau orang tertentu. Fitur termasuk file dan berbagi foto, saluran terpisah untuk tujuan yang berbeda (seperti administrasi, klien, kasus saat ini dan bahkan obrolan water cooler) dan beralih antar ruang kerja.

Penyimpan kata sandi

Dengan serangkaian alat virtual baru, hadir sejumlah kata sandi baru untuk diingat. Menggunakan penyimpan kata sandi seperti 1Password atau LastPass memungkinkan Anda memasukkan semua kata sandi untuk alat virtual Anda, kemudian memberikan akses aman ke anggota tim Anda — tanpa membagikan kata sandi yang sebenarnya. Tim Anda akan memiliki akses ke antarmuka seperti perangkat lunak manajemen praktik Anda. Jika salah satu anggota keluar atau akun mereka disusupi, Anda dapat dengan mudah mencabut akses untuk menjaga keamanan data.

Alat pemindaian

Baik Anda berencana untuk bekerja secara virtual di masa mendatang, Anda tertarik untuk menjadi kantor tanpa kertas atau keduanya, Anda memerlukan setiap karyawan untuk memiliki akses ke pemindai yang andal. Ada banyak pemindai portabel dengan harga terjangkau — tetapi dengan bantuan aplikasi seperti Scanner Pro atau Tiny Scanner, ponsel Anda dapat bertindak sebagai pemindai portabel. Sebagian besar aplikasi ini di bawah $ 10 dan termasuk pemindaian multi halaman, mengunggah ke penyimpanan cloud dan banyak lagi.

Meskipun COVID-19 telah memaksa banyak perusahaan untuk berlatih secara virtual, teknologi saat ini memungkinkan untuk terus bekerja dari rumah. Alat ini akan membantu Anda menavigasi pandemi dan menyesuaikan diri dengan “normal baru” tanpa kehilangan produktivitas.