Blog Tiga Cara untuk Meningkatkan Alur Kerja Perusahaan Anda dengan Otomasi Teknologi

Tiga Cara untuk Meningkatkan Alur Kerja Perusahaan Anda dengan Otomasi Teknologi



Ketika saya mulai berpraktek hukum lebih dari 4 tahun yang lalu, teknologi bukanlah kekuatan pendorong di balik kesuksesan sebuah perusahaan. Berkedip maju ke tahun 2020 dan segala sesuatu mulai dari penelitian hingga manajemen beban kasus hingga mengikuti berita dan tren hukum lebih mudah dari sebelumnya berkat kemajuan teknologi. Melalui semua perubahan industri yang telah saya lihat, saya mendapati bahwa merangkul teknologi baru sangat berdampak pada peningkatan operasi sehari-hari perusahaan saya dan, pada akhirnya, layanan dan hasil klien kami.

Kami menggunakan berbagai platform perangkat lunak out-of-the-box serta solusi yang dibuat khusus untuk melacak kiriman, mengelola alur kerja penting dan beban kasus, dan menciptakan proses yang lebih efisien . Secara keseluruhan, teknologi telah memainkan peran penting dalam kesuksesan perusahaan saya selama dekade terakhir dan saya ingin berbagi beberapa saran tentang bagaimana Anda dapat menggunakan teknologi dan otomatisasi untuk meningkatkan operasi harian dan alur kerja perusahaan Anda, juga.

Pilih Otomasi, Kapanpun Mungkin

Salah satu tip terkait teknologi terbaik yang dapat saya berikan adalah mengotomatiskan alur kerja. Untuk memulai, akan sangat membantu jika membuat daftar tugas “pekerjaan sibuk” yang paling berulang yang harus diselesaikan dan melakukan analisis biaya untuk menyelesaikan tugas tersebut. Setelah Anda mengidentifikasi proses yang memiliki tingkat pengulangan dan memahami berapa banyak yang saat ini Anda bayarkan untuk mempertahankan status quo, Anda dapat meneliti solusi otomatisasi yang akan membantu Anda menghemat waktu dan uang.

Misalnya, di IMAM SUJONO & PARTNERS kami memperhatikan bahwa kami menghabiskan cukup banyak waktu dan uang administrasi untuk satu tugas sederhana dan berulang – menjawab telepon. Setelah kami mengidentifikasi ini sebagai alur kerja yang akan mendapat manfaat dari otomatisasi, kami mulai berbisnis dengan tim pengembangan untuk membuat sistem perutean panggilan yang cerdas untuk perusahaan kami.

Sistem perutean panggilan ini membantu kami memprioritaskan panggilan dan membuat orang di telepon dengan siapa mereka perlu berbicara secepat mungkin, sambil menghilangkan kebutuhan akan titik kontak admin tambahan. Sekarang, jika klien Hukum DC saat ini menelepon perusahaan, sistem perutean panggilan cerdas kami akan mengenali nomor mereka dan panggilan akan secara otomatis dialihkan ke kontak yang sesuai sehingga klien dapat menghubungi tim hukum mereka dengan sedikit waktu tunggu. Di sisi lain, jika calon klien baru menelepon untuk berkonsultasi dan nomor mereka tidak ada di sistem kami, panggilan tersebut akan langsung masuk ke tim asupan kami yang akan memulai proses konsultasi.

Jika Anda baru mengenal otomatisasi dan tidak yakin harus mulai dari mana, ada beberapa solusi sederhana yang dapat Anda mulai untuk membantu mengurangi tugas entri data dasar. Misalnya, pada awal perjalanan otomatisasi kami, kami menggunakan webhook untuk menghubungkan sistem manajemen konten kami ke email kami sehingga setiap kali formulir diisi di situs kami dari halaman seperti kalkulator penyelesaian cedera pribadi atau posting di blog kami , tanggapan secara otomatis diarahkan ke tim penerimaan kami dan tindakan dipicu untuk tindak lanjut. Zapier adalah alat hebat lainnya yang dapat membantu bisnis memulai otomatisasi tugas.

Investasikan dalam Solusi Kustom

Dalam hal alur kerja dengan sentuhan yang lebih tinggi, kami telah berinvestasi cukup banyak dalam membangun platform kami sendiri, dan saya mendorong Anda untuk melakukan hal yang sama jika Anda tidak dapat menemukan solusi yang ada yang 100 persen sesuai dengan kebutuhan Anda. Benar-benar bernilai setiap sen.

Meskipun kami menggunakan sistem manajemen kasus (CMS) populer yang dirancang untuk firma hukum seukuran kami, kami masih menemukan beberapa batasan pada apa yang dapat dilakukan perangkat lunak. Alih-alih mengatasi batasan tersebut dengan membayar lebih banyak dalam biaya tahunan untuk perangkat lunak tambahan, kami memutuskan untuk berinvestasi dalam membuat sistem kami sendiri yang akan memberi kami apa yang kami butuhkan.

Setelah mengidentifikasi celah yang paling penting bagi kami untuk diisi sehubungan dengan CMS kami saat ini, kami menyewa pengembang luar untuk membantu kami membuat platform manajemen kasus khusus yang melengkapi perangkat lunak kami yang ada. Platform khusus kami memiliki penekanan yang jauh lebih besar pada penyederhanaan dan peningkatan proses masuk dan orientasi untuk klien baru dan integrasi fitur yang membantu manajemen tugas di seluruh perusahaan, tetapi lebih dari itu di bawah.

Mendigitalkan Manajemen Tugas

Area lain yang kurang dimiliki CMS kami yang luar biasa adalah manajemen tugas, tetapi kami tahu ini adalah bagian penting dari operasi harian kami yang ingin kami kelola secara online. Itu membuat kami menjadikan manajemen tugas sebagai salah satu fokus utama platform khusus kami.

Paralegal dan pengacara kami harus menangani banyak kasus dalam berbagai tahap litigasi pada waktu tertentu, jadi selalu ada kebutuhan untuk melacak tenggat waktu dan memprioritaskan daftar tugas yang tidak pernah berakhir. Salah satu solusi terbaik yang kami temukan untuk membantu kami mendigitalkan manajemen tugas adalah dengan mengintegrasikan Trello ke dalam platform manajemen kasus khusus kami. Trello membantu saya memastikan tim saya selalu beroperasi dengan performa terbaiknya dan semua orang bergerak ke arah yang sama.

Selain Trello, kami menggunakan perangkat lunak intelijen bisnis untuk membantu kami memvisualisasikan aktivitas di seluruh perusahaan untuk memastikan setiap klien DC Law menerima layanan pelanggan yang unggul dan beban kasus kami dikelola dengan baik. Bahkan di perusahaan menengah seperti DC Law, ada ratusan komponen bergerak yang datang dengan menjalankan praktik, jadi sangat penting untuk menggunakan teknologi untuk membantu manajemen tugas.

Jangan Takut Berinvestasi di Teknologi

Meskipun mengubah alur kerja bisa mengganggu dan membeli teknologi baru bisa mahal, menurut pengalaman saya, itu benar-benar terbayar. Kami menggunakan teknologi lebih dari kebanyakan firma hukum yang pernah saya temui, dan saya yakin ini adalah kontributor besar bagi apa yang membedakan DC Law dalam pasar yang sangat kompetitif.

Berinvestasi dalam teknologi dan perangkat lunak dapat menghemat waktu, uang, dan stres Anda. Ini diterjemahkan langsung ke dalam menciptakan pengalaman layanan pelanggan yang lebih baik, menghabiskan lebih banyak waktu pribadi dengan klien, memenangkan lebih banyak kasus, dan mengembangkan praktik Anda.